GTD no Freeplane🔗

O método de David Allen separa quatro coisas que a maioria dos sistemas mistura: capturar o que aparece, processar o que foi capturado, organizar em listas por contexto, e revisar periodicamente. A parte que quase todo mundo pula é a terceira, e a que faz o sistema funcionar é a quarta.

Um mapa serve bem a três delas. A quarta — consulta rápida em movimento, no celular, na fila do banco — é onde a ferramenta encontra o seu limite, e vale saber disso antes de investir.

Passo 1 — a caixa de entrada🔗

Um mapa inbox.mm separado, com uma raiz só:

Entrada — esvaziar toda sexta

Nada mais. Sem estrutura, sem categorias, sem atributos. O ponto da caixa de entrada é ter zero fricção: um nó novo, o texto do que apareceu, Enter, fechou.

Toda organização aplicada à captura é organização feita no pior momento possível — quando você está no meio de outra coisa. Deixe para o processamento.

Passo 2 — o mapa de trabalho🔗

Um segundo mapa, gtd.mm, com a estrutura estável:

Sistema — <seu nome>
├── Projetos
│   ├── Migrar o site
│   ├── Trocar de plano de saúde
│   └── Curso de estatística
├── Próximas ações
├── Aguardando
├── Algum dia / talvez
└── Referência

A distinção que faz o método funcionar:

Um item em Projetos sem pelo menos uma ação correspondente é um projeto parado — e detectar isso é uma das funções da revisão semanal.

Passo 3 — os atributos🔗

Registre em Editar → Atributos → Gerenciar atributos do mapa, com valores restritos:

Restringir os valores é o que mantém os filtros confiáveis — sem isso, @computador e @Computador viram dois contextos e as listas ficam incompletas em silêncio.

Passo 4 — as listas como filtros salvos🔗

Aqui está o ganho real de usar um mapa: as listas por contexto não são mantidas, são calculadas.

Monte e salve estes filtros:

O filtro Sem contexto é o mais valioso do conjunto: ele mostra exatamente as ações que escaparam do processamento e, por isso, nunca vão aparecer em nenhuma lista de trabalho.

Como filtros salvos ficam gravados dentro do .mm, eles viajam com o arquivo e reaparecem na barra de filtro toda vez que você abrir.

Passo 5 — estilos condicionais🔗

Deixe o mapa se pintar sozinho a partir dos dados:

se atributo contexto = @espera        → estilo Aguardando (cinza)
se atributo energia = baixa           → estilo Leve (azul claro)
se atributo prazo existe              → estilo Datado (borda)
se ícone = button_ok                  → estilo Concluído (riscado)

Nenhuma dessas cores é aplicada à mão. Você registra o fato — o contexto, o ícone — e a aparência é consequência. É o que mantém o sistema honesto: um item que parece pendente está pendente.

Passo 6 — a revisão semanal🔗

O método inteiro depende deste passo. Trinta minutos, mesmo dia da semana, com um roteiro fixo:

1. Esvazie o inbox.mm. Cada item vira ação, projeto, referência, algum dia — ou é apagado. A caixa termina vazia; não é opcional.
2. Rode o filtro Sem contexto. Toda ação sem contexto é uma ação invisível. Atribua ou apague.
3. Rode Projetos parados. Todo projeto sem próxima ação recebe uma, ou volta para Algum dia.
4. Percorra Aguardando. O que está parado há mais de duas semanas merece uma cobrança ou uma decisão.
5. Passe os olhos em Algum dia / talvez. Alguma coisa virou relevante? Alguma coisa deixou de ser?
6. Commit no Git. Um commit por semana transforma o mapa num histórico das suas prioridades — e permite ver, meses depois, o que você adiou sistematicamente.

Onde isto funciona bem🔗

• Projetos com estrutura. Ver o resultado desejado com as ações penduradas nele, na mesma tela, é melhor do que qualquer lista linear.
• Processamento. Arrastar um nó da entrada para o lugar certo é mais rápido que preencher um formulário.
• Revisão. Filtros salvos transformam a revisão semanal num roteiro de cinco cliques.
• Histórico. Git dá auditoria gratuita do sistema inteiro.

Onde não funciona🔗

Vale ser direto sobre os limites:

• Captura em movimento. Não há aplicativo móvel oficial do Freeplane. Capturar no celular exige outra ferramenta — um bloco de notas sincronizado — com um passo de transferência na revisão.
• Lembretes que interrompem. O lembrete do Freeplane depende do programa estar aberto. Para compromisso com hora marcada, o lugar é a agenda, não o mapa.
• Colaboração simultânea. Dois usuários no mesmo mapa é conflito de merge, não trabalho em equipe.
• Recorrência. Não há tarefa que se recria sozinha toda segunda-feira. Isso se resolve com script agendado, ou não se resolve.

Um arranjo comum e sensato: o mapa como sistema de projetos e revisão, um app simples de captura no celular, e a agenda para o que tem hora. O Freeplane cobre a parte estrutural, que é justamente onde os apps de tarefa são fracos.

Referências🔗

1. Freeplane — Data recognition and data formats
2. Freeplane — Conditional node styles
3. Freeplane — Script filter
4. Freeplane — Bookmarks
5. Freeplane — Mind map examples
6. Allen (2015), Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity, ed. revista, Penguin Books — ISBN 978-0-14-312656-0